前段时间，在国内某办公软件大厂的年度发布会上，我认识了一位办公软件代理商。他常年在供应商与大客户间周旋，聊起行业现状时，一句话戳中了痛点：「国内企业用办公软件降本增效，往往连 『人效』 和 『事效』 都没分清。」
这个话题不算新鲜，甚至有些老套，却始终值得深究。如今不少企业斥资采购办公软件，最后却陷入 「上了工具、没见效果」 的窘境；更关键的是，问题本身已悄然错位——不是工具不够先进，而是企业从一开始就没想明白：
自己要的究竟是 「事效」（Process Efficiency），还是 「人效」（Human Efficacy）？
先厘清一个核心分野：事效与人事，根本不是一回事
要谈清楚这个问题，得先把两个概念掰扯明白。它们看似都指向 「效率」，内核却天差地别。
「事效」 是工业时代管理逻辑的数字化延伸，核心是流程、控制与可预测性。
打个比方，它就像为企业修一条更笔直、红绿灯更少的高速公路，追求的是事务流转的速度与可靠性。传统 OA、ERP、财务软件都属于这类工具，价值体现在 「降本、可控、合规」——比如简化报销流程、统一库存管理，让重复的标准化工作少走弯路。
「人效」 则是知识经济时代的必然要求，核心是赋能、激发与创造性。
它更像给每个员工配了一台智能引擎加导航系统，目标是提升决策质量与创新速度。协同文档、知识库、AI 助手都服务于这个逻辑，价值藏在 「创新、敏捷、员工成长」 里——比如团队实时共创方案、沉淀隐性经验，让个体能力转化为组织合力。
遗憾的是，当下市场正有意无意地模糊这两者的边界。几乎所有办公软件都宣称 「一站式解决所有问题」，结果企业买到的往往是一艘功能臃肿的 「数字航母」，员工真正需要的 「轻快快艇」 却不见踪影。
问题出在哪？厂商的执念与企业的误区
这种价值错位，本质是厂商与企业的双重偏差造成的。
厂商的 「平台梦」，模糊了核心价值，办公软件厂商的首要诉求，大多是做 「企业级唯一入口」，构建封闭生态——这是钉钉、企微、飞书等巨头的共同野心。为了实现这个 「平台梦」，它们往往选择 「大而全」 而非 「小而精」。
一方面，为了覆盖更多客户、扩大市场份额，厂商总在强调产品 「全能性」，把事效工具的流程管控、人效工具的协同赋能一股脑塞进平台。
最终功能越堆越多，却陷入 「大而不精、功能不合」 的困境：审批流程里掺着知识库，会议软件里绑着工时统计，看似啥都能做，实则哪样都不精通，根本戳不中企业的核心需求。
另一方面，行业同质化早已成了通病。
在竞争红海里，比起投入资源研发人效领域的核心技术——比如 AI 驱动的知识挖掘、适配本土文化的协同模式——「抄作业」 式的功能复刻显然更快更安全。于是所有产品都堆砌着相似的 「文档+会议+审批」 矩阵，却没人说清：
这套组合到底是为 「标准化事务」 服务，还是为 「人的创造力」 服务？
更关键的是，厂商的商业逻辑天然倾向 「管控」 而非 「赋能」。为了向管理者证明产品价值，它们热衷于打造酷炫的数据驾驶舱，用曲线、饼图展示工时、流程速度等可量化指标——这恰恰迎合了管理者对 「可控性」 的追求。久而久之，软件里监控报表功能越来越强，激发创新的赋能工具却越来越弱。
厂商的模糊定位之外，企业自身的认知偏差更让问题雪上加霜。
长期以来，国内企业的管理习惯都是 「管控优先」。对管理者而言，「数据看板」「流程监控」「工时统计」 这类事效功能很好理解——它符合传统管理惯性，效果看得见、摸得着。可 「人效提升」 的价值，比如员工满意度、创新想法、决策质量的优化，往往是长期、隐性的，没法用传统 KPI 量化。
这种 「衡量失能」 直接导致了采购错配：企业拿着 「能不能管控」 的旧尺子，去衡量 「旨在赋能」 的新工具。比如买了协同文档，却用 「流程完成速度」「成本降低比例」 这类事效指标来考核；上了知识库，却盯着 「文档更新次数」 而非 「知识复用率」——既测不准工具价值，也让本应赋能创新的软件，变成了新的 「管控枷锁」。
不同企业的需求本就该天差地别，生产型企业可能更需要事效工具来规范供应链流程，互联网公司则更依赖人效工具激发团队创意。可现实是，很多企业根本没厘清自身需求，就跟风采购 「全能平台」，最后自然是 「工具不对路，效率反打折」。
工具异化：当 「降本增效」 变成 「数字表演」
我们近期调研了数十家企业，发现了一个耐人寻味的悖论：办公软件越先进、管控越精细，员工的疲惫感越强，团队创新效率反而不升反降。
某互联网公司的运营总监说得很直白：「上新协同系统后，它更像个 『数据监工』——能追任务耗时、文档修改次数，连会议发言时长都算得一清二楚。」
如今团队做事的第一反应不是 「怎么做好」，而是 「怎么让数据好看」：大家都抢着做容易量化、能快速完成的琐事，那些需要深度思考的战略性工作，反而没人愿意碰。
前段时间，有媒体报道，「飞书正在内部员工灰度测试 『个人动态』 功能，在员工开启访问权限后，管理者可以看到下属近期的所有表格、文档等工作进度，以及面试记录、差旅记录等信息。换句话说，在权限范围内，管理者能清晰地看到员工的工作进度情况。」
我觉得太可怕了。信息过度透明，不亚于职场裸奔，做起事来是很没有安全感的，更缺乏向心力，这对于一家公司来说，是开管理上的倒车。
在我印象里，飞书主打的是先进的组织，也因此在很多企业客户看来，更适合中小型、创新、扁平的年轻企业，但这种高强度的管理模式，让我觉得非常疑惑。
（当然，我没有使用过飞书的这些功能，他们好不好，先不先进，我更多是凭网上看到的一些内容，也没法下定论。）
这就是工具的异化：当企业用衡量 「事效」 的指标 （工时、流程速度）考核所有工作时，员工必然会优先完成 「可量化」 的任务，牺牲那些 「不可量化却更重要」 的价值——比如创造力、团队默契、深度分析。
说到底，很多办公软件不过是把 100 多年前泰勒的 「科学管理」 数字化了。
泰勒当年靠掐秒表优化流水线动作，如今的软件靠数据看板监控知识工作者——可这套逻辑在创造性工作面前完全失效：一个好创意可能诞生在散步时，没法填进 「工时表」；一次高效的团队头脑风暴，也没法用 「发言时长」 来衡量。
更隐蔽的损失是 「信任崩塌」。无处不在的监控预设了 「员工不值得信任」，这种氛围只会压抑创新——员工为了合规要花大量时间填表、写汇报，为了不犯错宁愿不尝试新方法。这些 「沉默成本」，远比软件节省的那点流程时间高得多。
AI 该扮演什么角色？别再提 「替代人」 了
当下 AI 热潮席卷办公软件领域，可很多厂商仍在犯老毛病：把 「AI 替代人力」 当卖点。这其实完全搞错了 AI 的定位。
「替代论」 的逻辑看似诱人——AI 能更便宜、更快地完成任务，就该取代人。
但放在复杂的知识工作中，这套思路漏洞百出：一个全 AI 客服能处理 80% 的常规问题，可遇到那 20% 的复杂、情绪化诉求就会崩溃，反而导致客户流失；把 AI 定位成 「取代者」，还会引发员工抵触，让技术投资打了水漂。
AI 真正的价值，是 「延伸人、协助人、激发人」，而非 「替代人」。
它可以是能力的延伸器。AI 能 7×24 小时处理海量数据，弥补人类精力、记忆力的短板；更能让专家能力 「平民化」——初级程序员靠 AI 助手能写出更稳健的代码，创意者靠 AI 设计工具能快速可视化想法，本质是放大每个人的认知能力。
它可以是决策的协作者。AI 最擅长的不是做决定，而是推演可能性：它能分析数据、给出多种行动路径及后果，但最终决策仍需人类融入经验、伦理和战略直觉。未来的优秀管理者，一定是最会和 AI 协作的人——懂得提问、解读结果，再做出智慧判断。
它还可以是创造的催化剂。创造最难的是 「从 0 到 1」，AI 能为作家写开头、为作曲家推和弦、为科学家提假设，通过生成无数可能性帮人打破思维定式。它不是 「创作者」，而是点燃灵感的 「火花塞」。
企业真正要的，并不是 「全能工具」
和不少行业从业者交流后发现，企业客户其实很 「清醒」：他们根本不关心飞书与钉钉谁先发新功能、谁在互联网上玩梗互怼——这些噱头在决策者 （CIO、IT 主管、业务负责人）眼里都是 「噪音」。
企业真正在意的，是投资回报率 （ROI）和业务风险：软件能不能解决自己的真问题？事效工具能不能真的简化流程？人效工具能不能真的激发创新？数据能不能安全互通？
说到底，「降本增效」 从来不是买一套 「全能平台」 就能实现的。对企业而言，第一步是想清楚自己要的是 「管好事」 还是 「赋能人」，找对工具的定位；对厂商而言，与其扎堆做 「数字航母」、搞功能复刻，不如沉下心打磨核心价值。
能真正解决问题的工具，才会被企业记住。
本文来自微信公众号：疯了快跑，作者：侯丹
